Telecamere, GPS, computer, smartphone, software e intelligenza artificiale possono raccogliere moltissime informazioni sui lavoratori. Ma essere al lavoro non significa rinunciare alla propria privacy, né autorizza l’azienda a controllare liberamente ogni attività.

La tecnologia è ormai parte del lavoro quotidiano: una telecamera sorveglia un locale, il GPS localizza un mezzo, un software registra alcune attività svolte al computer. Ma fin dove può arrivare il controllo del datore di lavoro?

Il riferimento principale è l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge n. 300/1970), che stabilisce precise garanzie quando dagli strumenti utilizzati può derivare anche un controllo a distanza dell’attività dei dipendenti.

Telecamere: servono regole precise

Gli strumenti di controllo possono essere installati per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro o tutela del patrimonio aziendale.

In questi casi, in linea generale, è necessario un accordo con RSU o RSA. Se l’accordo manca, occorre l’autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.

E non basta raccogliere le firme dei dipendenti: la Cassazione penale, sentenza n. 22148/2017, ha chiarito che il consenso dei lavoratori non sostituisce l’accordo sindacale o l’autorizzazione prevista dalla legge.

PC e smartphone: strumenti di lavoro o di controllo?

Per PC, tablet, smartphone utilizzati per svolgere la prestazione e per gli strumenti di registrazione di accessi e presenze, l’art. 4, comma 2, prevede una disciplina differente.

Ma attenzione: uno strumento necessario per lavorare non può trasformarsi automaticamente in uno strumento per sorvegliare chi lo utilizza.

Se, ad esempio, vengono aggiunti specifici software di monitoraggio o localizzazione, possono tornare applicabili le garanzie previste per il controllo a distanza. Un principio importante anche di fronte alla crescente diffusione di sistemi di intelligenza artificiale che osservano o valutano l’attività dei dipendenti.

GPS: possono sapere sempre dove siamo?

Anche la geolocalizzazione ha dei limiti. Il fatto che un veicolo aziendale sia dotato di GPS non significa che l'impresa possa controllare indiscriminatamente ogni spostamento del lavoratore.

Occorre verificare la funzione dello strumento: se la localizzazione è indispensabile per svolgere l’attività la situazione è diversa; se invece il sistema consente un controllo della prestazione possono essere necessari accordo sindacale o autorizzazione.

Possono usare quei dati per sanzionarti?

È uno degli aspetti più delicati. L’art. 4, comma 3, dello Statuto dei Lavoratori consente di utilizzare le informazioni legittimamente raccolte anche per finalità connesse al rapporto di lavoro, comprese quelle disciplinari, ma solo rispettando precise condizioni.

Il dipendente deve essere adeguatamente informato sulle modalità di utilizzo degli strumenti e sui controlli effettuati. Devono inoltre essere rispettati il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e il D.Lgs. 196/2003 – Codice Privacy.

Per i sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati si aggiungono specifici obblighi informativi previsti dall’art. 1-bis del D.Lgs. 152/1997.

Se le regole vengono violate?

Non parliamo di semplici formalità. La violazione delle disposizioni sui controlli a distanza può avere anche conseguenze penali, secondo l’art. 38 della Legge 300/1970 e l’art. 171 del D.Lgs. 196/2003.

E soprattutto, per il lavoratore, c’è un principio da ricordare: i dati raccolti senza rispettare le condizioni previste dalla normativa possono risultare inutilizzabili anche ai fini disciplinari.

Tecnologia sì, controllo senza regole no

Quando troviamo una telecamera sul posto di lavoro o viene introdotto un nuovo software, chiedere cosa viene controllato, quali dati vengono raccolti, chi può consultarli e per quanto tempo vengono conservati non significa avere qualcosa da nascondere.

Significa conoscere i propri diritti.

La tecnologia può migliorare sicurezza e organizzazione del lavoro, ma deve sempre confrontarsi con un limite fondamentale: la dignità, la riservatezza e i diritti di chi lavora. Perché essere dipendenti non significa essere costantemente sorvegliabili.